Planlægning og gennemførelse af et drømmebryllup i Toscana

Tekst Redaktionen Foto: ESME / www.esmefilmandphotography.com

Sådan planlagde parret deres drømmebryllup!

”Italien har altid været en særlig destination for os. Landets varme sommerdage, rige kultur og enestående køkken har en helt særlig plads i vores hjerter. Fra jeg var fem til seksten år, tog min familie hvert år på campingferie i Italien, og siden dengang har landet føltes som et andet hjem for mig. Da Alex og jeg mødtes for ni år siden, begyndte vi at udforske Italien sammen, især regionerne Lombardiet og Toscana.

Vi havde selv deltaget i destination weddings i både Frankrig og Australien og elskede det intime og afslappede ved at være samlet over flere dage med alle gæsterne. Det skaber en helt anden, dybere forbindelse mellem gæsterne, når man har mere tid end blot tre timers smalltalk til en middag. Den oplevelse ønskede vi også til vores bryllup. Valget faldt naturligt på Toscana – en region fyldt med charmerende middelalderbyer, nem adgang fra flere lufthavne og utallige smukke venues.

I sommeren 2023 tog vi derfor vores 4-årige søn med til Italien og besøgte fire mulige bryllupssteder i Toscana. Det var overvældende at vælge, da udvalget er enormt, men med hjælp fra bryllupsplatformen ’La Lista’ fandt vi hurtigt ud af, hvad vi søgte. La Lista er et community skabt af Lucy White, som selv planlagde sit bryllup i Italien, og platformen gav os uvurderlig hjælp gennem videoer, værktøjer og et fællesskab med tips fra andre brudepar. Et af de bedste værktøjer var et excel-ark, hvor vi kunne sammenligne venues på tværs af pris, beliggenhed og faciliteter.

Da vi besøgte Borgo di Pietrafitta i Siena, vidste vi med det samme, at det var det rigtige sted. Den gamle middelalderborg kunne huse alle vores gæster, og stedet tilbød de rette faciliteter til vores drømme om et bryllup med flere events, inklusiv en vinkælder til afterparty, hvor vi kunne danse hele natten. Selvom de fleste venues først havde ledige datoer i 2025, var der en ledig dato i august 2024 på Borgo di Pietrafitta, som vi straks slog til på – og så var nedtællingen i gang!”

Hvad var jeres forventninger og forhåbninger til brylluppet?

”Vores største ønske var, at så mange af vores gæster som muligt kunne deltage. Derfor besluttede vi at dække overnatningen for alle i tre nætter, så folk blot skulle sørge for transporten til Italien. For mange af vores gæster kostede flybilletten omtrent det samme som en taxa til et dansk bryllup, hvilket mange fandt overkommeligt. Vi ønskede, at gæsterne skulle have en uforglemmelig oplevelse og virkelig nyde tiden sammen. For at gøre det let for alle lavede vi hurtigt en bryllupshjemmeside, hvor gæsterne kunne tilmelde sig, få information om events, FAQ og endda foreslå sange til playlisterne. Det lykkedes os at få næsten alle inviterede med – ud af 65 inviterede kom 55, hvilket vi var overvældede og taknemmelige for.”

Hvad var det sværeste ved at arrangere et bryllup i Italien?

”En af de største udfordringer var at planlægge alt på afstand i et land, hvor man ikke er bekendt med lovgivningen og de lokale regler. Når man booker et bryllupssted i Italien, leverer de ofte kun selve stedet, og man skal selv sørge for alle leverandører til lys, lyd, mad, bar, blomster, catering, velkomstposer, dekorationer og meget mere. Det kan hurtigt blive uoverskueligt – både logistisk og budgetmæssigt. Vi brugte værktøjer fra The Club på La Lista til at få overblik over gennemsnitspriser og forventninger, hvilket hjalp os med at prioritere og holde budgettet i skak. Selvom vi ikke ønskede en fuldtidsbryllupsplanlægger, valgte vi dog at få en dag-koordinator – Cecilia fra Righe & Pois – til at hjælpe på selve dagen og sikre, at alt forløb glat på dagene.”

I arbejder begge med bæredygtighed – hvordan inkluderede I det i brylluppet?

Både Alex og jeg arbejder i virksomheder med en stærk grøn profil, så det var vigtigt for os at inkludere bæredygtighed i brylluppet. Vores koordinator, Cecilia fra Righe & Pois, specialiserer sig i bæredygtige bryllupper, og hun hjalp os med at træffe miljøvenlige valg. Vi valgte for eksempel at samarbejde med lokale leverandører for at minimere transportens miljøpåvirkning, og vi genbrugte dekorationer over flere dage. Vores gæster blev opfordret til at køre sammen eller tage biltog til Italian, og vi søgte også at skabe cirkulær økonomi ved at videresælge dekorative elementer til andre brudepar efter brylluppet.

Jeg arbejder med social bæredygtighed med fokus på diversitet og inklusion – så det var vigtigt for os at indrette brylluppet så alle gæster – også dem med særlige behov – kunne deltage på lige vilkår. Vi havde gæster med gangbesvær, der boede i lejligheder placeret i stueetagen, og vi havde barnepiger med fra Danmark til vores søn, som har autisme og ADHD, så han kunne deltage på sine egne præmisser.

Hvordan var processen med at booke de forskellige ting til brylluppet?

Det var en læringsproces! Det krævede en del research at finde de rette leverandører. Mange ting, som hår- og makeupartister, kom vi først i tanke om senere i processen. Vi brugte anbefalinger fra andre par i La Lista-fællesskabet, og tog videoopkald med leverandørerne for at se, om der var et godt match.
Planlægningen begyndte allerede i august 2023, hvor vi bookede alt fra fotograf til catering og DJ. Jeg lavede en ’Wedding Binder’ baseret på en skabelon fra Etsy, hvor jeg havde overblik over alt fra mood boards, detaljeret tidslinje for alle dage, til kontaktinformationer og alle elementer til dekorationer. Excelark og vores Wedding Binder var essentielle for at holde styr på alle aftaler og kontrakter.

Den største udfordring var catering, da justering af menu og kommunikation med italiensktalende leverandører krævede lidt mere arbejde. Heldigvis havde vi Cecilia med til tasting et part måneder før brylluppet, og hjalp med at oversætte for os under besøget, så hendes hjælp var uvurderlig.

Hvordan så brylluppet ud?

Vi havde planlagt tre fulde dage med gæsterne:

Dag 1

Første dag startede med et afslappet ’welcome pizza pool party’, hvor gæsterne kunne tjekke ind fra kl. 15, og der ventede dem velkomstposer med snacks og drikkevarer samt et hangover kit. Efter ankomst kastede gæsterne sig straks i poolen med prosecco i hånden. Pizza-truck og drinks fra en vespa-bar satte den perfekte uformelle stemning, og vi nød at se vores gæster hygge sig og konkurrere i diverse gigantiske havespil. Stemningen var præget af latter og lethed, hvor folk hurtigt lærte hinanden at kende, hvilket var lige præcis den intime atmosfære, vi havde håbet på. Børnene legede sammen, og de voksne slog sig ned ved langborde og på picnic tæpper, mens solnedgangen malede himlen over Toscana i dybe røde og orange nuancer. Da mørket faldt på, tændte lyskæderne, og festen fortsatte med havespil, pool-dyp og drinks under stjernerne.

Dag 2

Bryllupsdagen startede med afslapning, hvor gæsterne kunne udforske området eller blive ved borgen og nyde poolen. Alex og jeg gjorde os hver især klar med vores nærmeste i forskellige lejligheder, mens fotograferne fangede øjeblikkene. De var så dygtige og det er så fin en stemning de har formået at fange på kamera.

Selve vielsen startede kl.16 med velkomstdrinks for alle ved poolen, hvorefter vi afholdt en symbolsk vielse fra 16.30-17.00. Vi havde valgt at vores gode ven Daniel skulle vie os, og vi ønskede at holde vores taler til hinanden der, for at gøre øjeblikket særligt fint og vi kunne få den værste nervøsitet rystet af os fra start og nyde resten af dagen. Der var valgt sange til min indgang hen af græsset til vielsen, samt vores fælles gang efter vi blev viet, som blev spillet over højtalere.

Derefter var der Aperitivo bag borgens villa, i to timer med toscansk buffet med cold cuts, oste, grissini og spritz bar. Det var fantastiske forfriskninger i varmen og Alex og jeg sneg os bort til et par billeder mens vores gæster hyggede og kom i bryllupsstemning.

Middagen blev afholdt i et andet område ved borgens ældste område ’Borgo Alto’, hvor vi havde fået sat runde borde op i elegante lette farver og materialer med levende lys og lyskæder, et smukt prosecco tower til at starte festen samt en rustik cigar & rum bar til at afslutte middagen med.

Aftenen blev sluttet af med et brag med stjernekastere, vores første dans som ægtepar, og vild fest til kl.04 med den bedste DJ i vinkælderen der spillede alt vi havde bedt om, og fri bar med drinks. Vi havde ved vores tasting i Italien et par måneder før brylluppet også besøgt baren der stod for vores drinks, så vi kunne vælge 4 signaturdrinks vi ønskede serveret til natten, og det fungerede sublimt. Flere gæster tog et dyp i poolen sidst på natten, så festen varede til den lyse morgen.

Skete der noget uforudset under brylluppet?

Der var enkelte ting der ikke var helt som bestilt med vores caterer under middagen på bryllupsdagen, men vores koordinater sørgede for at alt kørte glat bag kulisserne, og vores gæster mærkede ikke til disse ting. Vi mistede pizzaæsker under posten, glemte et par skilte og lignende, men det var små ting i det store puslespil, som havde en så lille betydning og ikke påvirkede den gode oplevelse. Vi fik behov for at tilføje blæsere i vinkælderen for at folk kunne danse i varmen, men til sidst dansede folk blot i bare overkroppe og gav den gas.

Hvad var det bedste ved jeres bryllup?

Det bedste var klart at være samlet i fortryllende omgivelser med alle vores nærmeste i fire dage og snakke, hygge, bade, grine, feste, spise pasta og drikke god vin – at nyde tid og fejre kærligheden der. Vi er virkelig glade for at vi planlagde vores bryllup selv, og med hjælp fra fantastiske vendors på de forskellige dage, var det dage vi aldrig glemmer.

Skulle vi gøre noget om, ville vi måske uddelegere det at lave velkomstposer til nogle i Italien, samt få mere hjælp til indkøb/levering af dekoration, som tager megen tid. Vi vil til enhver tid vælge en dagskoordinator igen, bruge La Lista som community, og investere i professionelle billeder og video, som virkelig indfangede magien fra dagene.

Dag 3:

Dagen efter var afslappet med tid ved poolen, og folk nød at svale sig af efter de to første dages intense festligheder. Flere gæster rejste også hjem denne dag, for enten at passe arbejde eller komme hjem til deres børn. Vi blev 35 på stedet endnu en nat og nød dagen ved poolen med gode snakke, limonader og vand som vi havde fyldt køleskabe op med, og havde så booket den lokale italienske restaurant Enoteca Nuvolari 200m fra borgen til en fælles optional dinner. Her var der forskellige pastaer, espresso og gelato til alle, som var en super hyggelig afslutning på gode dage sammen.

Bryllupsleverandører:

Foto & Video: ESME, esmefilmandphotography.com

Planlægningsværktøj: lalista.com

Venue: Borgo di Pietrafitta Relais, www.borgopietrafitta.com

Koordinator: Cecilia Buonomo fra Righe & Pois www.righeepois.it

Lys: Central House, www.weddingcentralhouse.it

Pizza & vespa: AMA on the Road @whitedogpoggibonzi

Blomster: L’Oasi, www.loasifloraldesigner.it

Caterer: @cor.tonacatering

DJ: NVR DJ Daniele Taglianetti, www.nvrdjsforparty.it

Bar: White Dog, @whitedogpoggibonzi

Hår og Make Up artist: Linda Lynn, www.lindalynnmua.com

Kjole 1 (ceremony og reception): CPH Bridal

Kjole 2 (after party): OddMuse London

Ringe: Anpé Atelier, www.anpeateliercph.com

Slør og brudesko: Etsy

Jakkesæt: StudioSuits, www.studiosuits.com

Brudeparret: Janni Edstoft Wätjen, @edstoft og Alex Wätjen